給与明細は電子化して保存しよう!私はScanSnapでスキャンしてEvernoteにポイ!

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teaです。

 

 

あなたは、会社からの給料明細をどのように保存していますか?

ファイリングして丁寧に保存している時代はもう終わりです。

 

これからはスマホやPCなど使って、かさばらずに保管する方法が賢いやり方になります。

実際に、私も入社当初から給料明細はすべて電子化し、Evernote上で管理しています。

 

ネット上に給料明細のデータを置いておくのは危ないんじゃないの?と思うかもしれませんが、画像でスマホの中に置いておくよりは安全だと思っています。

ネット上で保管するメリット

  • 水没に強い
  • 火災に強い
  • スマホが盗まれても復元できる
  • すぐに見つけ出せる

スマホに保管しておいても、そのスマホが壊れたり盗まれたりしたら終わりです。

フォルダーの中が給料明細だらけなのも、見栄えがあまりよくありませんからね(^^;

 

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愛用しているのは、ScanSnapとEvernote

私が給料明細をスキャンしている機器は、富士通から出ている「FUJITSU ScanSnap S1100 FI-S1100」です。

いろいろなタイプがありますが、コンパクトなところがお気に入り。

 

このスキャナーで読み取ったものをEvernoteへ。

クラウドは色々ありますが、なんだかんだEvernoteをつかっております。

 

給料明細は1年目、2年目・・・というように年度別でノートを分け、そこに入れています。

こうすることで、目的の給料明細にすばやくアクセスできるようにしています。

2018年、2019年・・・と分けるのもアリ。

さらに、中身は一ヶ月ごとに整理。

保存形式はpdfにしています。

 

Evernoteはすべての機器で共有できるので、外出先でもスマホから見ることが可能です。

常に持ち歩いているのと同じような状態なんですね。

必要な時にスッと取り出せます。

 

給料明細は2年~3年分を保存するのがよい

2~3年は最低このぐらい、という期間です。

5年ほど保存しておくのが、良いといわれているぐらい。

 

しかし、長い期間手元に保管しておくのは無くしたりする可能性もあります。

再発行もできるとは思いますが、一定期間が過ぎるとできなくなりますからね。

 

すぐに発行してくれるわけにもいかないでしょうから、急ぎの時なんかはやっぱり自分の手元に置いてあったほうがいいわけです。

 

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保管した給料明細はどんな時に必要?

実は、給料明細っていろんなシーンで必要になって来るんです。

主なものをまとめると、

  1. 年金関係
  2. 確定申告
  3. 失業保険申請時
  4. カードローン
  5. 財産分与

どれも、めったに起こる行事ではありません。

ただ、年金や失業したときに備えて、今からでも給料明細を取っておくのがいいと思います。

 

給料明細は「証明書」でもあるので、いざっていうときは非常に強いんですね。

証拠となる材料はたくさんもっておくと、自分がピンチの時に助けてくれるんですよ。

 

Evernoteは無料でも使えますが、今回紹介しているスキャナーは、いいお値段がします。

購入するにはハードルが高いという人は、CamScannerというアプリを使ってみましょう。

 

私も、スキャナーを買う前はこのアプリにずいぶんお世話になりました。

ノートや名刺など、あらゆるものをスマホのカメラからスキャンできます。

CamScanner

CamScanner

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***この記事を書いた人***

tea化粧品検定1級、美肌エキスパートの資格を持つ美容好きな会社員。自身の経験を活かし肌力を高める実践的な方法を発信中。≫詳しいプロフィール 

おとめモ